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【Evernoteから移行可能!】Notionの使い方を徹底解説【データベース編】

2021年1月23日

こちらの記事は、Notionの使い方【データベース編】です!

 

前回の記事では「Notionの使い方」をテーマに、初心者向けに登録方法、ページの仕組み、読書記録のテンプレやWebクリッパー機能を詳しく紹介させていただきました。

 

まだご覧になっておらず基本的な操作方法や登録方法を確認したい方は、こちらの記事が参考になると思います。

Notion(ノーション)の使い方!読書記録とタスク管理アプリ【シンプルイズベスト】

今回の記事の内容は、2020年1月時点の公式HPをもとに作成しています。

 

時間がなくてNotionの特徴だけざっくり知ることができればよい人は以下を確認してください。

 

Notionの特徴おさらい

  • ページを入れ子構造でWebページのように整理できる
  • 情報を整理する自由度が高く、検索しやすい
  • 入力した情報の同期がシームレスで、書きやすく、読みやすいデザイン

 

こうした特徴があり、クリエイターやエンジニアを中心に人気が広がりつつあります。プライベートと仕事をこれひとつで管理できるところも「オールインワンツール」と言われる理由ですね。

 

今回はNotionのデータベース機能とその具体的な使用方法を紹介していきます。

 

Notionの使い方をもっと具体的に知りたい方むけに以下のようなトピックを用意しました。

  1. Evernoteからの移行方法
  2. データベース機能
  3. 家計管理(サブスク)
  4. 議事録管理
  5. モーニングページ
  6. 新機能タイムライン

以下で詳しく紹介していきますね!




Evernoteからの移行方法

 

Evernoteをずっと使っているけどNotionが気になっている方、けっこう多いのではないでしょうか。

 

Evernoteからの移行は、Notionの公式がサポートしておりページの内容からプロパティなども含めて移行するができます。方法は以下のとおりかんたんに行うことができますよ。

 

Import(インポート)をクリックするとEvernoteのポップアップが出てきますので以下の手順で進めていきます。

  • ログインする
  • アカウントのアクセスを許可する(有効期限を設定できる)

Evernote上で入力していたタグの情報や日付も移行されますので、入れ直しの必要がないのが魅力ですね。

あとは移行したい内容をまとめて選択するだけです。かんたんに終わります。

 

 




データベース機能を徹底解説

他のアプリとの差別化として、もっとも話題なのがこの「データベース機能」です。

 

「データベース機能」とは、蓄積してある情報を取り出しやすいように整理して、いつでも活用できるようにした機能のことを指しますNotionを使う理由にもなるであろうデータベース機能の使い方や「プロパティ」、「ビュー」といった基本的な内容の説明を行っていきます。

 

Notionをマスターしていく上で「データベース」の概念を理解して使いこなすのが1番の近道だと思いますよ。動画や他のブログでも紹介がありますが余計な説明をなるべく省いて、必要な情報を初心者でも混乱しなように説明していきますね。

データベースのキーワード

  • プロパティ(Property):情報を整理するタグ
  • ビュー(View):データベースの表示方法

 

データベースとは、ざっくりいうと「情報の集まり」です。これにプロパティでタグをつけて分かりやすく整理したり、ビューを変更して見やすくしたりします。

 

たとえば、わたしは読書リストで、以下のようにプロパティを設定して、データベースを作成しています。

プロパティは「カテゴリ」、「おすすめ度」を設定しています。

 

おすすめ順でソートしたり。

カテゴリでソートしたりできます。

 

ただの情報の集まりに意味を持たせて取り出しやすくしたものをデータベースというわけですね。

Notionではビューが6種類用意されています。

  1. Table(テーブル):すべてのビューの基盤。マス目状の表形式。
  2.  Board(ボード):いわゆるカンバン。Trelloに近い形式。
  3.  Gallery(ギャラリー):画像カードを表示する形式。視覚的にリッチ。
  4.  List(リスト):ページのIndexが並ぶリスト形式。最もシンプル。
  5.  Calendar(カレンダー):カレンダー形式。スケジュール管理に便利。
  6. Timeline(タイムライン):いわゆるガントチャート。

 

たくさんありますが、これを全部使いこなす必要はありませんので安心してください。

 

具体的なデータベースの作成方法を詳しく説明していきますね。




データベースの作り方

それでは具体的にデータベースを作ってみましょう!まずは「Add a page(新規ページ)」をクリックしてページを作成します。

 

新規ページをクリックするか、「/(スラッシュ)」コマンドを押して呼び出すこともできます。

 

「Full page(全体ページ)」か「Inline(ページに挿入)」か選択します。

次にプロパティの設定を行います。

 

なお、プロパティには以下のような種類があり設定できる内容がたくさん選べます。代表的なものを5つ紹介します。

  1. Select(セレクト):単一選択
  2. Multi-select(マルチセレクト):複数選択式
  3. Date:日付
  4. Number:金額やID番号など
  5. URL:参考リンクなど
  6. Files&Media:参照ファイルや画像

 

こうした情報を設定しておくと後で整理するときにとても便利ですよ。

 




ビューの切り替え

個別のページから入力するとデータベースに戻ると、先ほど入力したプロパティが反映されていいます。

 

入力が終わったら、表示形式である「View(ビュー)」を変更してみましょう。このビューの変更が素早くでき、分析をサクサクできるのがNotionの魅力のひとつですね。

 

ビューの切り替えには、左上の「+Add a view」をクリックします。シンプルな「List(リスト)」を選択してみます。

すると、同じデータベースをもとにして表示が「Table」から「List」に変わりました!

 

リストビューでは右側にあるプロパティに応じたリスト表示が可能です。

 

「★3つのものだけ表示する」、「カテゴリのビジネス書だけ表示する」といった活用方法ができます。




データベースのフィルターとソート機能

全てのビューには右上に「Property(プロパティ)」と「Filter(フィルター)」、「Sort(ソート)」があります。

 

この機能を使用すると、必要のない情報を非表示にしたりすることができますので、情報の視認性がグッと上がります。

 

集めた情報が分析のときには不要なときにもかんたんに対応可能です。



議事録管理

定期的に行われるミーティングなどの議事録メモとしてNotionが使われています。最初からテンプレートとして議事録の内容を決めておけばすぐにメモを取ることもできるので、とても便利ですね。

以下のような設定をしています。

 

議事録のテンプレートを作成してミーティングごとに保存しています。

 

 

シンプルなものですが最初から用意されているとすぐにミーティングの内容に集中できるのでわりと便利だと思います。

 




家計のサブスク管理

Notionでは家計管理もかんたんに行うことができます。たとえば、あなたはサブスクに年間いくら払っているか把握していますか?

 

Notionを使えば合計金額や更新期限などを忘れずに記録させておくことができて便利ですよ。

固定費から節約するのが一番コスパの良い副業と言われていますので、整理しておくことをおすすめします。

 

こちらはスワンさんが共有しているテンプレートです。

定額課金テンプレート

 




モーニングページ

モーニングページとは、朝起きてすぐに、ペンと紙を用意して思いついたことをどんどん紙に書いていく日記のようなものです。雑念を取り払ったり、悩んでいることを言語化したり、その日やりたいと思っていることを明確にしていくことを目的に作成するノートのことを指します。

 

本来はペンと紙でやるのですが、Notionで行っても効果はあります。

 

今日あったことをただ書いていく日記とは違い、創造性を豊かにする習慣を身につけたい方におすすめです。

 

きっかけは、朝活を始めるようになったことで、朝に余裕が生まれました。その時間を使って今の自分にとって有益な習慣を身につけたいと思ったのがきっかけでした。今日やりたいことをはっきりとさせられなくも、問題ありません。

ミーティングなどで発言をする際に「ばかな発言をしてはいけない」と思って言いたいけど言えない、という経験はありませんか?こうした自分で自分を否定してしまうクセを無くすことに役に立つのがこのモーニングページです。ぜひNotionでやってみてください。

 

モーニングページは、もともと以下の書籍で紹介されていた方法です。
『ずっとやりたかったことをやりなさい ジュリア・キャメロン』
本当はノート3ページ分を書くのですが、ノート1ページでOKだと思います。

書くことないな、ということなら「書くことないなー」と書いていきます。

 

メモリを常に奪われている悩みを吐き出すことで、余白をつくる。気持ちをスッキリさせる効果がある。「0秒思考」ではやった内容と同じような効果が得られる。

 

注意ポイントは、人に内容をみせないこと。自分自身もあまり見直さなでおいた方がいいです。「書くことにより得られる効果」を期待してやる習慣ですので、後から見直すのは書くときの思考を邪魔することになってしまいやすいです。

 




タイムラインビューとボードビュー機能

ここからは新しく追加されたタイムラインビューとボードビューについてご紹介します。

 

Notionの素敵なところは新しい追加機能でも、無料で使用できるところですね。

 

タイムラインビューの操作方法

まずは、2020年11月に追加されたデータベースのビュー機能です。

タイムラインビューは「ガントチャート」をイメージしてみてください。(終わった日付に色を塗って可視化をする表のことです)

無料版でもしっかり使えるのがすばらしいところ。小規模のチームでタスクを管理したり、進行管理するのに便利なビューがタイムラインです。

ビューの選択画面でタイムラインを選択すると横長の画面となります。

 

左側のタスクはリストビューのような状態となっており、右側のタスクとリンクしています。プロパティの追加は左側のリストビューからも右側のタスクバーからもできます。

 

日付をいつからいつまでという形で選択すると、タスクバーが日時に応じて伸び縮みして視覚的に進行している仕事を把握することができます。

 

おすすめなポイントは、右上のプロパティで表示させるshow in timetableで表示させるプロパティが決められるとことです。

 

横長のタスクバーに情報が溢れすぎても嫌なので、これで必要な情報だけ表示することが可能です。タスクバーの時間の単位を細かく変えることも可能です。2週間単位で見られるのが見やすいですね。




ボードビューの操作方法

ボードビューは以下ようにタスクを縦に並べて動かしていくビューです。

日々進行していく仕事やコンテンツの制作進行をこれで管理しています。ドラック&ドロップでプロパティの変更ができますので、手軽に進捗を管理できるところが魅力のビューです。

 

タスクが増えていっても、「どのタスクが今どの段階にいるのか?」ということが一目瞭然なのが便利なビューです。

 

 

Notionのアイデアは共有されている

Notionを使用している国内・海外の人たちがNotionの使用方法やテンプレートを公開しています。シェアされたURLからコピーすれば自分のNotion上ですぐに使い始めることができますので、参考にして見いましょう。

 

公式でもアイデア集がたくさんあります!

https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d

こちらのnoteも参考になりました。

https://note.com/irritantis/n/nfa1f8b5c6602?magazine_key=m9701348d21de

色々なテンプレートを参考にしつつ、オリジナルな使い方を試してみてくださいね。

 

 

Notionの使い方や登録方法を確認したい方はこちらが参考にしてくださいね!

 

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  • この記事を書いた人

ローレンス

Cryptoとブロックチェーンに没頭する情シス会社員です。無料のオンラインサロン「クリプトユニバーシティ」を立ち上げ、「仮想通貨は投機じゃない。テクノロジーだ。」をモットーに仕組みや技術を面白がっていくことをコンセプトに活動してます。ポッドキャストでは、メディア運営やサロン運営の裏話や仮想通貨を楽しめるお話をお喋りしております。

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